252時間目　[ 請求書等を電子データで受領した場合の対応 ]

みなさん、あけましておめでとうございます。
今年もよろしくお願いいたします。

『知って得する税金講座』も
250回を超えました！

これからも、
みなさんへ役立つ情報をお伝えしていきたいと思います。

今回のテーマは、
令和4年1月1日以後に行う、
電子取引の取引情報の保存についてです。

これまでは、
請求書等を電子メールで受領した場合や、
専用のサイトから請求書等をダウンロードした場合など、
請求書等を電子データで受領したときは、
書面に印刷したものを保存すればよいものとされていました。

しかし、
令和4年1月1日以後は、
受領した電子データで保存しなければならなくなりました。

なお、電子データとともに
書面でも受領しており、
書面を正本として取り扱うこととされている場合は、
書面のみを保存すれば大丈夫です。

まずは、
紙で請求書等を受領せず、
電子データの受領のみのケースを
確認することが必要です。

さて、電子データの保存ですが、
受領した電子データを
そのまま保存すればよいわけではありません。

一定の場合を除き、
検索機能を確保することが要件として定められています。

要件を満たしたファイル名にする方法や、
保存データに連動した管理表を作成する方法が、
国税庁からのＱ＆Ａに取り上げられていますので、
参考にしてください。

また、保存した電子データが、
意図的に訂正や削除されないような対応も
必要です。

要件を満たす対応として、
タイムスタンプの付与や、
専用のシステムを利用する方法、
社内に規定を備え付ける方法など、
こちらも国税庁のＱ＆Ａに対応策が示されています。

いずれかの方法を選択して、
要件を満たすことが必要になります。

このように、
検索機能を備え、
訂正削除への対策を行った、
電子データの保存義務が
1月1日より開始されています。

もし、電子データの保存を怠ってしまった場合、
青色申告の承認が取り消されるリスクが生じます。

書面等の保存がしっかりされているなどの場合は、
電子データの保存がされていないことのみで、
直ちに青色申告の承認が取り消されることはないとのことですが、
対応しなくてもよいということではありません。

また、やむを得ない事情があれば、
最長で2年間、
開始時期を延長できることにもなっていますが、
もし電子データの保存開始を遅らせる場合は、
認められるようなやむを得ない事情があるのかどうかの確認とともに、
その後の対策や、
やむを得ない事情が解消した時期などを、
示せるようにしておく必要があると考えます。

まだ対応されていない場合は、
早急に制度の内容を確認し、
要件を満たした電子データの保存を開始しましょう。